Ohjeita Asiakkaan tuntemistiedot – yritys- ja yhteisöasiakas -lomakkeen täyttämiseen

Sähköisellä lomakkeella annetut tiedot vahvistetaan verkkopankkitunnuksilla Visma Sign -palvelussa lomakkeen lähetysvaiheessa. Yrityksen/yhteisön virallisen nimenkirjoitusoikeuden haltijan tulee vahvistaa tiedot.

Sähköinen lomake on aktiivinen kaksi tuntia avaushetkestä lähtien, minkä jälkeen se sulkeutuu automaattisesti. Jos keskeneräinen lomake sulkeutuu, voit avata sen uudelleen samalla koneella ja verkkoselaimella menettämättä aiemmin täytettyjä tietoja.

Mitä tietoja lomakkeella kysytään?

Pankin on tunnettava asiakkaan edustajat, omistajat, omistusrakenne ja tosiasialliset edunsaajat. Meillä tulee olla riittävät tiedot liiketoiminnasta, taloudellisesta tilanteesta, asiakkaista ja merkittävimmistä liikekumppaneista. Kysymme myös pankkipalveluiden tarpeista ja rahaliikenteen volyymeista Suomessa ja ulkomailla saadaksemme käsityksen yrityksen/yhteisön tavanomaisesta liiketoiminnasta. Näin voimme puuttua poikkeaviin tapahtumiin ja tilivarojen väärinkäytöksiin.

Täytetty lomake allekirjoitetaan yrityksen/yhteisön virallisen nimenkirjoitusoikeuden haltijan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla "Visma Sign" -palvelussa.

Lomakkeen täyttämiseen tarvitset myös seuraavat tiedot ja asiakirjat yrityksen/yhteisön toimintaan liittyen:

  • Yhteystiedot, yhteyshenkilö, edustajat jne.
  • Tilinpäätös ja liiketoiminta
  • Maksuliikenne ja pankkisuhde
  • Tosiasialliset edunsaajat
  • Kopio jokaisen edustajan voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta
  • Konsernirakenteen kuvaus (jos yritysasiakas kuuluu konserniin)

Liitteet lisätään lomakkeen viimeisellä sivulla.

Täytä tuntemistiedot

Halutessasi voit myös tulostaa lomakkeen tästä ja postittaa sen meille täytettynä osoitteeseen Aktia Pankki Oyj, INFO 2493, PL 207, 00101 Helsinki.

Miksi Aktia Pankki kysyy?

  • Pankeilla on lainsäädäntöön perustuva velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaansa ja asiakkaan yritystoiminnan laajuus. Asiakassuhteen jatkuva seuranta kuuluu asiakkaantuntemissääntelyn nojalla pankin velvoitteisiin.
  • Esitämme erilaisia kysymyksiä asiakkaan tuntemiseksi ja tunnistamiseksi, jotta meillä olisi ajantasaiset tiedot asiakassuhteen aikana ja pankkiasiointi olisi turvallista.
  • Tiedoilla, joita annatte pankille, on merkitystä. Pankki seuraa asiakassuhteen kehittymistä ja arvioi, onko pankkikäyttäytyminen tavanomaista asiakkaalle.
  • Pankkien velvollisuus on estää pankkipalveluiden väärinkäytökset sekä sellainen liiketoiminta, joka voi liittyä rahanpesuun, terrorismin rahoittamiseen ja talousrikoksiin.

Mikä laki mahdollistaa kyselyt pankille?

  • Luottolaitoslaki edellyttää, että pankit tuntevat asiakkaansa. Tarkemmat vaatimukset tuntemiseen antaa laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä.
  • Verotustietojen kysymistä puolestaan edellyttää laki verotusmenettelystä ja sen nojalla annetut syventävät vero-ohjeet CRS/DAC2- ja FATCA-sopimusten soveltamisesta.
  • Pankit voivat itse muotoilla asiakkaan tuntemiseksi kysyttävät kysymykset.

Vastaamatta jättäminen?

  • Kysely ei tarkoita, että epäilemme yrityksen liiketoimintaa. Esitämme kaikille samat kysymykset.
  • Uutta asiakassuhdetta ei voida perustaa eikä vanhaa ylläpitää, jos tuntemistiedoissa on puutteita. Pankki tekee sellaisissa tilanteissa aina arvion asiakassuhteesta ja sen jatkamisesta. Myös pankkien valvontaviranomainen seuraa, että meillä on riittävästi tietoa asiakkaistamme.

Asiakirjat

Yhtiön tai yhteisön tunnistaminen perustuu ajantasaiseen otteeseen viranomaisrekisteristä:

Osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö ja kiinteistöosakeyhtiö

  • kaupparekisteriote, yhtiöjärjestys

Yhdistys

  • yhdistysrekisteriote, yhdistyksen säännöt

Säätiö

  • säätiörekisteriote ja säännöt

Muut juridiset oikeushenkilöt

  • rekisteriote ja säännöt vastaavista asianmukaisista rekistereistä

Ulkomainen yritys

  • ulkomaisen yrityksen rekisteröintiasiakirja sekä sitä vastaava virallinen todistus, joka on käännetty suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi.

Edustajat

Pankki on velvollinen tarkastamaan edustajan oikeuden edustaa yhteisöä. Asiakkaan tuntemistiedot allekirjoittavan henkilön on oltava oikeutettu edustamaan yhteisöä. Oikeus edustaa yhteisöä voidaan pankin puolesta tarkastaa julkisista rekistereistä. Yhteisö voi myös toimittaa pankille muuta dokumentaatiota henkilön edustusoikeuden tarkentamiseksi esimerkiksi pöytäkirjan tai valtakirjan muodossa. Jos henkilön edustusoikeus perustuu asemavaltuutukseen, on hänen kyettävä antamaan pankille luotettava dokumentti asemansa todistamiseksi.

Yrityksen tai yhteisön edustajien henkilöllisyyden todentamiseen hyväksyttävät asiakirjat:

Suomalaisen viranomaisen hyväksymistä asiakirjoista:

  • passi
  • Suomen poliisin myöntämä henkilöllisyystodistus
  • 1.10.1990 jälkeen myönnetty ajokortti.*

Ulkomaisen viranomaisen hyväksymistä matkustusasiakirjoista:

  • Euroopan talousalueen, Sveitsin, San Marinon tai muussa Aktian sisäisissä säännöissä erikseen määritetyssä valtiossa tai hallintoalueella myönnetty passi
  • Euroopan talousalueen, Sveitsin tai San Marinon viranomaisen myöntämä henkilöllisyystodistus.

*Ajokortti ei käy tunnistusvälineenä, mikäli koodi 70 on Erikoisehdot-kohdassa. Suomalainen ajokortti on myönnetty ulkomaalaisen ajokortin tilalle.

Yhteisön tosiasialliset edunsaajat ja omistusrakenne

Pankin tuntemisvelvollisuuksiin kuuluu yhteisön tosiasiallisten edunsaajien selvittäminen. Tosiasialliset edunsaajat ovat yksityishenkilöitä, jotka omistavat suoraan tai välillisesti vähintään 25 % yrityksestä tai heillä on vähintään 25 % osuus yhteisön äänioikeuksista. Tosiasiallinen edunsaaja on myös henkilö, joka muuten käyttää yhteisössä itsenäistä tai määräävää päätösvaltaa ja jolla on oikeus erottaa enemmistö yhteisön hallituksen jäsenistä tai vastaavasta toimielimestä.

Jos yhteisössä ei ole äänioikeuksien, omistussuhteen tai tosiasialliseen määräysvaltaan perustuvaa tosiasiallista edunsaajaa, toimii tosiasiallisina edunsaajina yhteisön hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet. Esimerkiksi yhdistyksissä tai säätiöissä hallituksen jäsenet ovat useimmiten tosiasialliset edunsaajat.

Yrityksen kuuluessa konserniin on tosiasiallisten edunsaajien selvittämisen lisäksi annettava pankille selvitys yhtiön omistusrakenteesta/konsernirakenteesta josta ilmenee epäsuorien omistussuhteiden rakenne.

Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP)

Laki velvoittaa pankkia selvittämään onko asiakas tai tosiasialliset edunsaajat kotimaisia tai ulkomaisia poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä, poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäseniä tai läheisiä yhtiökumppaneita.

Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö on henkilö, joka toimii tai on toiminut viimeksi kuluneen vuoden aikana esim. valtionpäämiehenä, ministerinä, kansanedustajana, ylimmän oikeusasteen jäsenenä, valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä, keskuspankin johtokunnan jäsenenä, suurlähettiläänä tai asianhoitajana, kenraalikuntaan kuuluvana upseerina tai valtio-omisteisen yrityksen johtotehtävissä. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäseniä ovat vanhemmat ja puolisot sekä lapset ja heidän puolisonsa.

Verovelvollisuus

Kansainväliset sopimukset säätelevät sitä, mitä verotukseen liittyviä tietoja asiakkaistaan pankkien ja muiden finanssilaitosten on kerättävä ja raportoitava Verohallinnolle. Verohallinto raportoi puolestaan saadut tiedot eteenpäin niille valtioille, joiden kanssa Suomella on sopimuksia.

Veroraportointilainsäädännön johdosta kysymme yrityksen verovelvollisuutta ulkomailla (verotuksellista asuinmaata) ja mahdollista ulkomaista verotunnistenumeroa, mikäli maa on jokin muu kuin Suomi. Mikäli on epävarmaa, missä maissa yritys on verovelvollinen, pyydämme kääntymään veroviranomaisen puoleen. Emme saa toimia neuvonantajana verolainsäädäntöön tai esim. verotusmaan määräytymiseen liittyen.

Yrityksellä/yhteisöllä voi olla yksi tai useampi tosiasiallinen edunsaaja, joka on ulkomailla verovelvollinen. Tietojen antamisvelvollisuus koskee myös tosiasiallisten edunsaajien verovelvollisuutta ulkomailla (verotuksellista asuinmaa) ja verotunnistenumeroa kussakin maassa.

Velvollisuus informoida Aktiaa

Pankkitoimintamme perustuu luottamukseen pankin ja asiakkaan välillä. Pankki ylläpitää voimassaolevien asiakassuhteiden tuntemistietoja, ja siksi keskeiset muutokset on syytä päivittää myös pankille. Tällaisia ovat esimerkiksi muutokset omistusrakenteessa, asiakaskunnassa, toimintamaissa, jne. Samoin pankille tulee ilmoittaa, mikäli yrityksen omistajayrityksessä tapahtuu omistusmuutoksia.

Informointivelvollisuus koskee myös yrityksen/yhteisön ja tosiasiallisten edunsaajien verotukselliseen asuinmaahan vaikuttavia muutoksia.

Vastaamatta jättäminen

Asiakkaan tunteminen edellyttää riittävien ja tarkoituksenmukaisten tietojen hankkimista asiakkaan toiminnan laadusta ja laajuudesta. Pankilla on lain mukaan oikeus kieltäytyä asiakassuhteen avaamisesta tai jatkamisesta, mikäli asiakkaalta ei saada riittäviä yrityksen/yhteisön tuntemistietoja. Kaikkia pankille annettuja asiakirjoja ja tietoja käsitellään luottamuksella ja pankkisalaisuuden sääntöjen mukaisesti.

Pankkien velvollisuuksista saat lisätietoa Finanssialan keskusliiton ja verottajan sivuilta.