Ohjeita Asiakkaan tuntemistiedot – yritys- ja yhteisöasiakas -lomakkeen täyttämiseen

Sähköisellä lomakkeella annetut tiedot vahvistetaan verkkopankkitunnuksilla Visma Sign -palvelussa lomakkeen lähetysvaiheessa. Yrityksen/yhteisön virallisen nimenkirjoitusoikeuden haltijan tulee vahvistaa tiedot henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lomakkeen tietoja ei voi vahvistaa yritysasiakkaan verkkopankkitunnuksilla.

Mitä tietoja lomakkeella kysytään?

Pankin on tunnettava yritys- ja yhteisöasiakkaan edustajat, omistajat, omistusrakenne ja tosiasialliset edunsaajat. Meillä tulee lisäksi olla riittävät tiedot asiakkaamme liiketoiminnasta ja taloudellisesta tilanteesta. Kysymme myös pankkipalveluiden tarpeista ja rahaliikenteen määristä Suomessa ja ulkomailla saadaksemme käsityksen yrityksen/yhteisön tavanomaisesta liiketoiminnasta.

 

Sähköisen lomakkeen allekirjoittaminen henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla

Yrityksen /yhteisön virallisen nimenkirjoitusoikeuden haltija vahvistaa sähköisellä lomakkeella annetut tiedot henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Yritysverkkopankkitunnuksilla ei voi vahvistaa lomakkeen tietoja.

Sähköisen lomakkeen allekirjoittamiseen voi käyttää Aktian tai jonkin muun Suomalaisen pankin verkkopankkitunnuksia.

Nimenkirjoitusoikeus

Sähköisen lomakkeen tiedot tulee vahvistaa (allekirjoittaa) kauppa-, yhdistys- tai muussa vastaavassa rekisterissä nimetty virallisen nimenkirjoitusoikeuden haltija. Yhteisö voi myös toimittaa pankille muuta dokumentaatiota henkilön edustusoikeuden todentamiseksi esimerkiksi pöytäkirjan tai valtakirjan muodossa.

Edustajat

Lomakkeella pyydämme ilmoittamaan yrityksen tai yhteisön edustajat.

Edustaja on yhteisöasiakkaan pankkisuhteen ylläpitäjä ja ensisijainen yhteyshenkilö ellei asiakkaan kanssa muuta sovita. Yleisimmin edustaja on rekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeutettu. Edustaja voi kuitenkin olla nimenkirjoitusoikeutettujen valtuuttama henkilö edustamaan yhteisöä. Hänellä tulee olla rekisterin, valtakirjan, pöytäkirjan tai asemansa puolesta oikeus edustaa yhteisöä pankkisuhteessa. Edustaja toimii asiakkaan tuntemislomakkeen ensisijaisena allekirjoittajana. Edustajia voi myös olla useita, mutta tuntemistietojen vahvistaminen (allekirjoitus) tarvitaan ainoastaan yhdeltä edustajalta.

HUOM: Yksittäisten palveluiden käyttöön rajoittuva käyttöoikeus ei merkitse edustusoikeutta. Esimerkiksi yhtiön ulkoistettu kirjanpitäjä ei voi toimia yhtiön edustajana, ellei tähän ole dokumentoitua valtuutusta.

Lomakkeelle liitettävät asiakirjat

Sähköisen lomakkeen viimeisellä sivulla pyydämme liittämään alla olevat asiakirjat. Suosittelemme lataamaan tiedostot valmiiksi laitteelle etukäteen.

  • Kopio jokaisen edustajan, myös lomakkeen allekirjoittajan, voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta.
  • Mikäli yhteisöllä on tosiasiallisia edunsaajia, jotka ovat ETA:n (Euroopan talousalue) ulkopuolisen valtion kansalaisia, tarvitsemme kopion näiden henkilöiden passista.
  • Konsernirakenteen kuvaus, jos yritys kuuluu konserniin.

Viranomaisrekisterin otteet

Yhtiön tai yhteisön tunnistaminen perustuu ajantasaiseen otteeseen viranomaisrekisteristä:

  • Osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö ja kiinteistöosakeyhtiö: kaupparekisteriote, yhtiöjärjestys
  • Yhdistys: yhdistysrekisteriote, yhdistyksen säännöt
  • Säätiö: säätiörekisteriote ja säännöt
  • Muut juridiset oikeushenkilöt: rekisteriote ja säännöt vastaavista asianmukaisista rekistereistä
  • Ulkomainen yritys: ulkomaisen yrityksen rekisteröintiasiakirja sekä sitä vastaava virallinen todistus, joka on käännetty suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi.

Jos pankki ei voi todentaa nimetyn edustajan tai allekirjoittavan henkilön oikeutta edustaa yhteisöä pankissa, pankki lähettää täydennyspyynnön jälkikäteen.

Aktian hyväksymät henkilöllisyystodistukset

  • Suomalainen ajokortti (myönnetty 1.10.1990 jälkeen), ei mobiiliajokortti*
  • Passi, joka on Euroopan talousalueen, Sveitsin, San Marinon tai muussa Aktian sisäisissä säännöissä erikseen määritetyssä valtiossa tai hallintoalueella myönnetty.
  • Henkilökortti, joka on Euroopan talousalueen, Sveitsin tai San Marinon viranomaisen myöntämä.

* Ajokortti ei käy tunnistusvälineenä, mikäli suomalainen ajokortti on myönnetty ulkomaalaisen ajokortin tilalle (koodi 70 ajokortin erikoisehdot-kohdassa). Ajokorttia ei hyväksytä tunnistusvälineenä nk. vahvojen sähköisten tunnistusvälineiden luovutuksessa.

Tosiasialliset edunsaajat

Pankin tuntemisvelvollisuuksiin kuuluu yrityksen/yhteisön tosiasiallisten edunsaajien selvittäminen. Tosiasialliset edunsaajat ovat yksityishenkilöitä, jotka omistavat suoraan tai välillisesti yli 25% yrityksestä tai heillä on yli 25% osuus yhteisön äänioikeuksista. Tosiasiallinen edunsaaja on myös henkilö, joka muuten käyttää yhteisössä itsenäistä tai määräävää päätöksentekovaltaa ja jolla on oikeus erottaa enemmistö yhteisön hallituksen jäsenistä tai vastaavasta toimielimestä. Jos yhteisössä ei ole äänioikeuksien, omistussuhteen tai tosiasialliseen määräysvaltaan perustuvaa tosiasiallista edunsaajaa, toimii tosiasiallisina edunsaajina yhteisön hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet. Esimerkiksi yhdistyksissä tai säätöissä ovat hallituksen (säätiöissä lisäksi hallintoneuvoston) jäsenet useimmiten tosiasialliset edunsaajat.

Tosiasiallisista edunsaajista tarvitsemme seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Henkilötunnus/Syntymäaika
  • Osoite
  • Kansalaisuus
  • Verotuksellinen asuinmaa/asuinmaat
  • Verotunnistenumero, jos verotuksellinen asuinmaa on muu kuin Suomi
  • Omistusosuus tai äänimäärä
  • PEP-status (onko poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö?)

Tosiasiallisen edunsaajan selvittäminen eri yhtiömuodoissa ja yhteisöissä

Osakeyhtiöissä tosiasiallinen edunsaaja määräytyy useimmiten luonnollisen henkilön suoran tai epäsuoran omistuksen tai äänimäärään kautta.

Osuuskunnissa tosiasiallisen edunsaajan selvittäminen seuraa pitkälti osakeyhtiön käytäntöjä. Osuuksien omistajat ovat tosiasiallisia edunsaajia ja jos osuudenomistajien äänimäärä ei ylitä 25% kynnystä, ettei tosiasiallista voida tunnistaa, pidetään toimitusjohtajaa, osuuskunnan hallituksen tai vastaavan elimen jäseniä tosiasiallisina edunsaajina.

Avoimessa ja kommandiittiyhtiössä tosiasiallisina edunsaajina toimivat kaupparekisteriin merkityt vastuunalaiset yhtiömiehet.

Säätiöissä tosiasiallisina edunsaajina toimivat säätiörekisteriin merkityn hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenet.

Aatteellisissa yhdistyksissä tosiasiallisina edunsaajina pidetään yhdistysrekisteriin merkittyjä hallituksen jäseniä.

Asunto-osakeyhtiöissä ja keskinäisissä asunto-osakeyhtiöissä pidetään tosiasiallisina edunsaajina kaupparekisteriin merkittyjä hallituksen jäseniä.

Uskonnollisissa yhdyskunnissa pidetään tosiasiallisina edunsaajina uskonnollisten yhdyskuntien rekisteriin merkittyjä hallituksen jäseniä.

Verotusyhtymät ovat luonnollisten henkilöiden muodostamia verotusteknisiä yhteisöjä, joita ei ole rekisteröity kaupparekisteriin tai muuhun rekisteriin. Verotusyhtymän toimintamalli on avointa yhtiötä vastaava ja käytännössä tosiasiallisia edunsaajia ovat yhtymän osalliset. Verotusyhtymän edustusoikeus voidaan tarkastaa kopiosta asiakkaan verottajalle toimitetusta yhtymäselvityksestä. Verotusyhtymiä ovat esimerkiksi maatalousyhtymät tai metsäyhtymät.

Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP)

Laki velvoittaa pankkia selvittämään onko asiakas tai tosiasialliset edunsaajat kotimaisia tai ulkomaisia poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä, poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäseniä tai läheisiä yhtiökumppaneita. Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö on henkilö, joka toimii tai on toiminut viimeksi kuluneen vuoden aikana esim. valtionpäämiehenä, ministerinä, kansanedustajana, ylimmän oikeusasteen jäsenenä, valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä, keskuspankin johtokunnan jäsenenä, suurlähettiläänä tai asianhoitajana, kenraalikuntaan kuuluvana upseerina tai valtion kokonaan omistaman yrityksen johtotehtävissä. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäseniä ovat vanhemmat, puolisot, lapset ja heidän puolisonsa.

Sähköisen lomakkeen aikakatkaisu

Lomake sulkeutuu automaattisesti 2 tunnin jälkeen. Lomakepalvelu varoittaa sulkeutumisesta 5 minuuttia ennen lomakkeen sulkeutumista. Sähköiselle lomakkeelle täytetyt tiedot säilyvät lomakkeen välimuistissa, jos lomake avataan uudelleen samalla laitteella ja internet -selaimella.

Miksi Aktia Pankki kysyy?

Pankeilla on lainsäädäntöön perustuva velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaansa ja asiakkaan yritystoiminnan laajuus sekä estää pankkipalveluiden väärinkäytökset ja sellainen liiketoiminta, joka voi liittyä rahanpesuun, terrorismin rahoittamiseen ja talousrikoksiin. Asiakassuhteen jatkuva seuranta kuuluu asiakkaantuntemissääntelyn nojalla pankin velvoitteisiin.

Riittävät ja ajantasaiset asiakkaan tuntemistiedot ovat edellytyksemme pankin asiakkuuden aloittamiselle ja ylläpitämiselle sekä palveluiden sujuvuudelle. Pankilla on lain mukaan oikeus kieltäytyä asiakassuhteesta ja rajoittaa palvelujaan, mikäli asiakkaalta ei saada riittäviä tuntemistietoja.

Minkä lakien perusteella pankki esittää kysymyksiä?

Luottolaitoslaki edellyttää, että pankit tuntevat asiakkaansa. Tarkemmat vaatimukset tuntemiseen antaa laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä.

Verotustietoihin liittyy laki verotusmenettelystä ja sen nojalla annetut syventävät vero-ohjeet CRS/DAC2- ja FATCA-sopimusten soveltamisesta.

Pankit voivat itse muotoilla asiakkaan tuntemiseksi esitettävät kysymykset.

Vastaamatta jättäminen

Esitämme asiakkaan tuntemistietoihin liittyviä kysymyksiä kaikille asiakkaillemme.

Riittävät ja ajantasaiset asiakkaan tuntemistiedot ovat edellytyksemme pankin asiakkuuden aloittamiselle ja ylläpitämiselle sekä palveluiden sujuvuudelle. Pankilla on lain mukaan oikeus kieltäytyä asiakassuhteesta ja rajoittaa palvelujaan, mikäli asiakkaalta ei saada riittäviä tuntemistietoja.

Pankkien valvontaviranomainen seuraa pankeille annettujen tuntemistietovelvollisuuksien täyttymistä. Saat lisätietoa asiakkaan tuntemistiedoista ja pankkien velvollisuuksista Finanssivalvonnan, Finanssiala ry:n ja Verohallinnon verkkosivuilta.

Verovelvollisuus ulkomailla

Kansainväliset sopimukset säätelevät sitä, mitä verotukseen liittyviä tietoja asiakkaistaan pankkien ja muiden finanssilaitosten on kerättävä ja raportoitava Verohallinnolle. Verohallinto raportoi puolestaan saadut tiedot eteenpäin niille valtioille, joiden kanssa Suomella on sopimuksia.

Veroraportointilainsäädännön johdosta kysymme yrityksen verovelvollisuutta ulkomailla (verotuksellista asuinmaata) ja mahdollista ulkomaista verotunnistenumeroa, mikäli maa on jokin muu kuin Suomi. Mikäli on epävarmaa, missä maissa yritys on verovelvollinen, pyydämme kääntymään veroviranomaisen puoleen. Emme saa toimia neuvonantajana verolainsäädäntöön tai esim. verotusmaan määräytymiseen liittyen.

Tietojen antamisvelvollisuus koskee myös tosiasiallisten edunsaajien verovelvollisuutta ulkomailla (verotuksellista asuinmaa) ja verotunnistenumeroa kussakin maassa.

Velvollisuus informoida Aktiaa

Pankkitoimintamme perustuu luottamukseen pankin ja asiakkaan välillä. Pankki ylläpitää voimassaolevien asiakassuhteiden tuntemistietoja, ja siksi keskeiset muutokset tulee päivittää myös pankille. Tällaisia ovat esimerkiksi muutokset omistusrakenteessa, asiakaskunnassa, toimintamaissa, verotusmaassa/verotunnistenumerossa jne. Samoin pankille tulee ilmoittaa, mikäli yrityksen omistajayrityksessä tapahtuu omistusmuutoksia.

Informointivelvollisuus koskee myös yrityksen/yhteisön ja tosiasiallisten edunsaajien verotukselliseen asuinmaahan vaikuttavia muutoksia.

 

Täytä tuntemistiedot