Mitä yritysten tulisi huomioida kesän alla?

Kesä ja lomasesonki saattavat poiketa tavanomaisesta työarjesta ja tuoda muutoksia sekä uusia rutiineja yrityksille. Miten yritys voi suojautua huijauksilta lomasesongin aikana? Miksi kesätyöntekijöiden huolellinen perehdytys kannattaa? Voiko saldotodistukset tilata etukäteen? Poimi kesän parhaat tärpit yrityksellesi.

1. Ole valppaana huijausyritysten kanssa

Yleisimpiä yritykseen kohdistuvia huijauksia ovat maksuliikenteeseen liittyvät huijaukset, joissa rahaliikennettä ohjaavalle työntekijälle lähetetään kehotus maksaa laskuja tai siirtää rahaa. Usein puhutaan toimitusjohtajahuijauksista, joissa pyyntö pikaiseen tilinsiirtoon lähetetään toimitusjohtajan tai muun johtoon kuuluvan henkilön nimissä.
Viestit ovat usein aidon näköisiä, mutta niissä vaaditaan maksamaan tuote tai palvelu, jota yritys ei ole tilannut. Huijausyritykset voivat tulla sähköpostilla, puhelimitse tai perinteisenä paperilaskuna. Niissä on usein kalasteluviesteille tyypillisiä ominaisuuksia, kuten kiireen tunteen luominen ja tunteisiin vetoaminen. 

Laskutushuijausten lisäksi kesäaikaan esiintyy myös tavallista enemmän perinteistä kalastelua, jonka tarkoituksena on saada haltuun työntekijöiden Office 365 -tunnuksia. Tunnusten avulla huijarit pääsevät yrityksen järjestelmiin ja pystyvät esimerkiksi muuttamaan laskuihin omia tilinumeroitaan. Jos yrityksesi joutuu verkkohuijauksen kohteeksi, ilmoita tästä pankkiin mahdollisimman nopeasti. Huijaustilanteessa kannattaa aina olla yhteydessä myös poliisiin ja tehdä ilmoitus Kyberturvallisuuskeskukseen.

2. Perehdytä sijaiset ja kesätyöntekijät huolellisesti

Työntekijöiden huolellinen perehdyttäminen on tärkeää niin työntekijälle kuin työnantajalle. Perehdyttäminen mahdollistaa sen, että työntekijä voi hoitaa tehtävänsä sujuvasti myös silloin, kun vakituiset työntekijät ovat kesälomilla. Kun talon tavat ja prosessit ovat tiedossa, virheitä sattuu vähemmän ja riskit pienenevät huomattavasti. Erityisesti laskutushuijausten välttämisen kannalta on tärkeää, että sijaiset saavat tarpeeksi kattavan koulutuksen maksujen hyväksymiseen. Turvallisten toimintatapojen opettaminen kesätyöntekijöille onkin ratkaisevassa asemassa. Esimerkiksi hyödyntämällä kahden hyväksynnän periaatetta mahdollinen huijaus huomataan todennäköisemmin, jolloin siihen pystytään reagoimaan ajoissa. Myös järjestelmät ja niihin liittyvät oikeudet tulee aina pitää ajan tasalla.

3. Tilaa saldotodistukset ajoissa

Tiesithän, että saldotodistukset voi tilata jo ennakkoon? Jos tarvitset todistuksen esimerkiksi kuun lopusta alkaen, voit tilata todistuksen jo kuun alussa tai aikaisemmin. Saldotodistuksen tilaamista ei siis tarvitse odottaa siihen asti, että haluttu raportointiajankohta on mennyt.  

Saldotodistuksen tai -todistukset yrityksen tai yhdistyksen vastuista ja vakuuksista voit tilata sähköisesti Aktian Oma Yritysasiakkuus -sivuilta (linkki: aktia.fi – Yritysasiakkaat – Oma yritysasiakkuus – Asiakkuus - Saldotodistus) 
Todistus sisältää tiedot yrityksen/yhdistyksen voimassa olevista sopimuksista, sijoituksista, vastuista ja vakuuksista valitsemaltasi päivältä.

Toimitamme todistuksen tiedossamme olevaan osoitteeseen. Jos yrityksen osoitetiedot ovat muuttuneet, käythän tekemässä ilmoituksen osoitteenmuutoksesta. Muutoksen teet kätevästi Oma yritysasiakkuus -sivuilla lomakkeella Yhteystietojen päivitys.

Jos todistus halutaan tilata poikkeavaan osoitteeseen:

• Yrityksen edustaja tilaa todistuksen verkkopankkiviestillä ilmoittamalla yrityksen tiedot, raportoitavan päivän sekä vastaanottajan nimen ja osoitetiedot.
• Kirjanpitäjä tai tilitoimisto tilaa todistuksen verkkopankkiviestillä ilmoittamalla yrityksen tiedot, raportoitavan päivän sekä vastaanottajan nimen ja osoitetiedot ja liittää mukaan valtakirjan.