Ifyllningsinstruktioner för blanketten om kundkännedom för företags- och sammanslutningskunder

Uppgifterna som ges på den elektroniska blanketten bekräftas med nätbankskoder i tjänsten Visma Sign i samband med att blanketten skickas. Personen som har namnteckningsrätt i företaget/sammanslutningen ska bekräfta uppgifterna med personliga nätbankskoder. Blankettens uppgifter kan inte bekräftas med företagsnätbankskoder.

Vad frågas det på blanketten?

Banken ska känna till företagets/sammanslutningens representanter, ägare, ägarstruktur och verkliga förmånstagare. Vi ska även ha tillräckliga uppgifter om kundens affärsverksamhet och ekonomiska situation. Vi ber även om uppgifter om behovet av banktjänster och volymen för penningrörelse i Finland och utomlands för att få en uppfattning om företagets/sammanslutningens normala verksamhet.

 

Undertecknande av elektroniska blanketten med personliga nätbankskoder

Uppgifterna på den elektroniska blanketten bekräftas med personliga nätbankskoder av en person som har officiell namnteckningsrätt i företaget/sammanslutningen. Blankettens uppgifter kan inte bekräftas med företagsnätbankskoder.

Blanketten kan undertecknas med nätbankskoder från Aktia eller en annan finländsk bank.

Namnteckningsrätt

Uppgifterna på den elektroniska blanketten bekräftas (undertecknas) av en person som enligt handels-, förenings-, stiftelseregistret eller annat motsvarande register har namnteckningsrätt i företaget/sammanslutningen. Representationsrätten kan även bekräftas med t.ex. ett mötesprotokoll eller fullmakt.

Representanter

På blanketten ber vi er att meddela företagets eller sammanslutningens representanter.

Representanten är personen i företaget/sammanslutningen som upprätthåller bankförhållandet och är den huvudsakliga kontaktpersonen, såvida annat inte överenskommits med kunden. Vanligtvis är representanten en i registret angiven namnteckningsberättigad. Representanten kan ändå även vara en person som utsetts av de namnteckningsberättigade att representera sammanslutningen. Representanten skall utgående från registret, en fullmakt, ett mötesprotokoll eller sin ställning ha rätt att representera sammanslutningen i bankförhållandet. Representanten fungerar som blankettens primära undertecknare. Det kan även finnas flera representanter, men kundkännedomsuppgifterna behöver endast bestyrkas (undertecknas) av en representant.

Obs! Dispositionsrätt till enskilda tjänster, innebär inte representationsrätt. En av sammanslutningen outsourcad bokförare kan exempelvis inte fungera som representant, ifall det inte finns en dokumenterad fullmakt till detta.

Dokument som bifogas till blanketten

På den elektroniska blankettens sista sida ber vi er bifoga nedanstående dokument. Vi rekommenderar att du laddar upp filerna på din dator/annan apparat i förväg.

  • Kopia på varje representants, även blankettens undertecknares, giltiga identitetshandling.
  • Ifall företaget/sammanslutningen har verkliga förmånstagare, som är medborgare i ett land utanför europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), behöver vi en kopia på dessa personers pass.
  • Beskrivning av koncernstrukturen, ifall företaget tillhör en koncern.

Utdrag från myndighetsregister

Företaget eller sammanslutningen identifieras baserat på aktuella utdrag från myndighetsregistret.

  • Aktiebolag, bostadsaktiebolag och fastighetsaktiebolag: handelsregistersutdrag, bolagsordning
  • Förening: föreningsregistersutdrag, föreningens regler
  • Stiftelse: stiftelseregisterutdrag, stiftelsens regler
  • Andra juridiska personer: registerutdrag och regler från motsvarande sakenliga register
  • Utländskt företag/sammanslutning: utländska företagets/sammanslutningens registreringsdokument som har översatts till finska, svenska eller engelska.

Ifall banken inte kan bekräfta representanternas eller undertecknande personens rätt att representera företaget/sammanslutningen, skickar banken en kompletteringsbegäran i efterhand.

Identitetshandlingar som Aktia godkänner

  • Finländskt körkort (beviljat efter 1.10.1990), inte mobilkörkort*.
  • Pass som beviljats i en stat eller jurisdiktion inom det europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Schweiz eller San Marino eller i någon annan stat eller jurisdiktion som särskilt fastställts i Aktias interna regler.
  • Identitetskort beviljat av en myndighet i en stat inom det europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Schweiz eller San Marino.

* Om det i körkortets fält för specialvillkor finns kod 70 (körkortet är ett finländskt körkort som har getts åt en utlänning istället för ett utländskt körkort) godkänns körkortet inte som identifieringsverktyg. Körkort godkänns inte fr.o.m. 1.1.2019 i beviljandet av så kallade starka elektroniska identifieringsverktyg.

Verkliga förmånstagare

Till bankens skyldigheter gällande kundkännedom hör att utreda företagets/sammanslutningens verkliga förmånstagare. Verkliga förmånstagare är privatpersoner som direkt eller indirekt äger över 25 % av företaget eller har över 25 % av rösterna i sammanslutningen. En verklig förmånstagare är även en person som i sammanslutningen använder självständig eller bestämmande beslutanderätt och som har rätt att avskeda majoriteten av medlemmarna i sammanslutningens styrelse eller motsvarande organ. Om i sammanslutningen inte finns någon verklig förmånstagare som grundar sig på rösträtt, ägarförhållande eller verklig bestämmanderätt fungerar sammanslutningens styrelse eller ansvariga bolagsmän som verkliga förmånstagare. T.ex. i föreningar eller stiftelser fungerar styrelsemedlemmarna som verkliga förmånstagarna (i stiftelser även förvaltningsrådet).

Vi behöver följande information om verkliga förmånstagarna:

  • Namn
  • Personbeteckning/födelsedatum
  • Adress
  • Medborgarskap
  • Skattemässiga hemvistland
  • Skattenummer, ifall skattemässiga hemvistlander är annat än Finland
  • Ägarandel eller röstetal i företaget/sammanslutningen
  • PEP-status (är personen en politiskt inflytelserik person?)

Verkliga förmånstagare i olika bolagsformer eller sammanslutningar

I aktiebolag fastställs verkliga förmånstagare oftast enligt fysiska personers direkta eller indirekta ägarandel eller röstetal i företaget/sammanslutningen. Ifall verkliga förmånstagare inte kan fastställas på basen av ägarandel eller röstetal, anses företagets styrelse fungera som verkliga förmånstagare.

I andelslag fungerar andelsägarna som verkliga förmånstagare. Ifall ingen av andelsägarna har över 25% av andelslagets röster, fungerar verkställande direktören, andelslagets styrelse eller motsvarande organ som verkliga förmånstagare.

I öppna bolag och kommanditbolag fungerar i handelsregistret fastställda ansvariga bolagsmän som verkliga förmånstagare.

I stiftelser fungerar de i stiftelseregistret fastställda styrelse- och förvaltningsrådets medlemmar som verkliga förmånstagare.

I föreningar fungerar de i föreningsregistret fastställda styrelsemedlemmar som verkliga förmånstagare.

I bostadsaktiebolag fungerar de i handelsregistret fastställda styrelsemedlemmarna som verkliga förmånstagare.

I religionssamfund fungerar de i registret över religionssamfund fastställda styrelsemedlemmarna som verkliga förmånstagare.

I skattesammanslutningar fungerar sammanslutningens delägare som verkliga förmånstagare. Skattesammanslutningars representationsrättigheter kan kontrolleras i sammanslutningsutredningen som skickats till skattemyndigheten. Skattesammanslutningar är t.ex. jordbrukssammanslutningar och skogssammanslutningar.

Politiskt inflytelserik person (PEP)

Till bankens skyldigheter gällande kundkännedom hör även att utreda om kunden eller verkliga förmånstagarna är politiskt inflytelserika personer i Finland eller utomlands, familjemedlemmar eller nära affärspartner till en politiskt inflytelserik person. En politiskt inflytelserik person är en person som fungerar eller under det senaste gångna året har fungerat t.ex. som statschef, minister, parlamentsledamot, ledamot i högre rättsorgan, ledamot i ett högre beslutande organ som granskar skötseln av en stats finanser, ledamot i direktionen för en centralbank, ambassadör eller diplomatiskt sändebud, officer som hör till generalitetet eller medlem i ledningen av ett statsägt företag, direktör, biträdande direktör eller styrelseledamot i en internationell sammanslutning. Som familjemedlemmar till en politiskt inflytelserik person betraktas föräldrar, makar, barn och deras makar.

Blankettens tidsbegränsning

Den elektroniska blankettens session avbryts automatiskt 2 timmar efter att den öppnats. Tjänsten ger ett varningsmeddelande 5 minuter innan sessionen avbryts. De uppgifter som fyllts i under sessionen sparas i blankettens cacheminne och finns kvar ifall blanketten öppnas på nytt med samma apparat och webbläsare.

Varför ställer Aktia Bank dessa frågor?

Bankerna har en i lag fastställd skyldighet att identifiera och känna sina kunder, omfattningen av kundernas företagsverksamhet och även att hindra missbruk av banktjänster samt sådan affärsverksamhet som kan anknytas till penningtvätt, finansiering av terrorism och ekonomisk brottslighet. Kontinuerlig uppföljning av kundrelationen hör enligt bestämmelserna om kundkontroll till bankens skyldigheter.

För att banken ska kunna öppna ett nytt kundförhållande, upprätthålla ett existerande förhållande och för att tjänsterna ska fungera utan avbrott, förutsätts det att uppgifterna om kundkännedom är tillräckliga och aktuella. Banken är enligt lagen berättigad att vägra öppna eller upprätthålla ett kundförhållande, och även begränsa tjänster, om den inte får tillräckliga uppgifter om kundkännedom av kunden.

Baserat på vilka lagar ställer Aktia Bank dessa frågor?

Kreditinstitutionslagen förutsätter att bankerna känner sina kunder. Noggrannare krav ställer lagen om förhindrande och utredning av penningtvätt och av finansiering av terrorism.

Gällande beskattningsuppgifter förutsätter lagen om beskattningsförfarande och dess fördjupade instruktioner implementering av CRS/DAC2- och FATCA-avtalen.

Bankerna kan själv formulera frågorna som ställs för att känna kunden.

Om kunden inte svarar

Vi ställer frågor om kundkännedom till alla våra kunder.

För att banken ska kunna öppna ett nytt kundförhållande, upprätthålla ett existerande förhållande och för att tjänsterna ska fungera utan avbrott, förutsätts det att uppgifterna om kundkännedom är tillräckliga och aktuella. Banken är enligt lagen berättigad att vägra öppna eller upprätthålla ett kundförhållande, och även begränsa tjänster, om den inte får tillräckliga uppgifter om kundkännedom av kunden.

Bankernas tillsynsmyndighet följer upp och kontrollerar att bankerna uppfyller skyldigheterna gällande kundkännedom. Mera informationen om kundkännedom och bankernas skyldigheter kan hittas på Finansinspektionens, Finanssiala ry:s (Finans Finland) och Skatteförvaltningens webbsidor.

Skattskyldighet utomlands

Internationella avtal reglerar vilka uppgifter i anslutning till beskattningen som banker och andra finansinstitut ska samla in om sina kunder och rapportera till Skatteförvaltningen. Skatteförvaltningen rapporterar uppgifterna vidare till de stater med vilka Finland har överenskommelser.

Lagstiftningen om skatterapportering förpliktar oss att ställa frågor om företagets skattskyldighet utomlands (skattemässigt hemvistland) och ett eventuellt utländskt skattenummer, om landet är något annat än Finland. Om det är osäkert i vilka länder företaget är skattskyldigt ber vi kunden vända sig till skattemyndigheten. Vi får inte ge råd som gäller skattelagstiftningen eller t.ex. bestämning av beskattningslandet.

Informationsskyldigheten gäller också de verkliga förmånstagarnas skattskyldighet utomlands (skattemässigt hemvistland) och skattenummer i varje land.

Skyldighet att informera Aktia

Bankverksamheten grundar sig på förtroende mellan banken och kunden. Banken upprätthåller identifieringsuppgifter gällande kundrelationer och därför ska centrala förändringar även meddelas till banken. Sådana är t.ex. förändringar i ägarstrukturen, kundstocken, verksamhetsländer, beskattningsland/skattenummer osv. Likaså ska banken meddelas om det sker förändringar i ägarstrukturen i företaget som äger företaget.

Upplysningsskyldigheten avser även förändringar som gäller företagets/sammanslutningens och de verkliga förmånstagarnas skattemässiga hemvistland.

 

Fyll i blanketten