Uppgifter om kundkontroll – företag eller sammanslutning som kund

Uppgifterna som getts på den elektroniska blanketten bekräftas med nätbankskoder i tjänsten Visma Sign i samband med att blanketten skickas. Den som har firmateckningsrätten i företaget/sammanslutningen ska bekräfta uppgifterna.

Den elektroniska blanketten är aktiv två timmar efter att den öppnats varefter den stängs automatiskt. Om den halvfärdiga blanketten stängs kan du öppna den på nytt på samma dator och webbläsare utan att förlora de uppgifter som du tidigare fyllt i.

Vad frågar vi på blanketten?

Banken ska känna till kundens representanter, ägare, ägarstruktur och verkliga förmånstagare. Vi ska ha tillräckliga uppgifter om kundens affärsverksamhet, ekonomiska situation, kunder och viktigaste affärspartner. Vi ber även om uppgifter om behovet av banktjänster och volymen för penningrörelse i Finland och utomlands för att få en uppfattning om företagets/sammanslutningens normala verksamhet. På detta sätt kan vi ingripa i avvikande transaktioner och missbruk av kontomedel.

Den som officiellt har firmateckningsrätten i företaget/sammanslutningen undertecknar den ifyllda blanketten med sina personliga nätbankskoder i tjänsten "Visma Sign".

För att fylla i blanketten behöver du även följande uppgifter och dokument om företagets/sammanslutningens verksamhet:

  • Kontaktuppgifter, kontaktperson, representanter osv.
  • Bokslut och affärsverksamhet
  • Betalningsrörelse och bankrelation
  • Verkliga förmånstagare
  • En kopia av en giltig officiell identitetshandling av varje representant
  • Beskrivning av koncernstrukturen (om företagskunden ingår i koncernen)

Bilagorna läggs till på sista sidan av blanketten.

Fyll i blanketten

Ni kan också skriva ut blanketten, fylla i och posta den till adressen Aktia Bank Abp, INFO 2493, PB 207, 00101 Helsingfors.

Varför ställer Aktia Bank dessa frågor?

  • Bankerna har en i lag fastställd skyldighet att identifiera och känna sina kunder och omfattningen av kundernas företagsverksamhet. Kontinuerlig uppföljning av kundrelationen hör enligt bestämmelserna om kundkontroll till bankens skyldigheter.
  • Vi ställer frågor för att känna och identifiera kunden, för att ha uppdaterade uppgifter om kunden under kundrelationen och för att det ska vara tryggt att sköta bankärenden.
  • Uppgifterna som ni ger banken är viktiga. Banken följer med hur kundrelationen utvecklas och utvärderar om kundbeteendet är sedvanligt och typiskt för kunden.
  • Därtill är bankerna skyldiga att hindra missbruk av banktjänster samt sådan affärsverksamhet som kan anknyta till penningtvätt, finansiering av terrorism och ekonomisk brottslighet.

Vilken lag ger banken möjlighet att ställa frågorna?

  • Kreditinstitutionslagen förutsätter att bankerna känner sina kunder. Noggrannare krav ställer lagen om förhindrande och utredning av penningtvätt och av finansiering av terrorism.
  • Gällande beskattningsuppgifter förutsätter lagen om beskattningsförfarande och dess fördjupade instruktioner implementering av CRS/DAC2- och FATCA-avtalen.
  • Bankerna kan själv formulera frågorna som ställs för att känna kunden.

Om kunden inte svarar?

  • Det att vi frågar betyder inte att vi anser det vara något misstänkt med företagets verksamhet. Vi ställer samma frågor till alla kunder.
  • Nya kundrelationer kan inte grundas och gamla kan inte upprätthållas om det finns brister i uppgifterna för kundkontroll. I sådana situationer bedömer banken alltid kundrelationen och huruvida den kan fortsättas. Tillsynsmyndigheten för banker övervakar att vi har tillräcklig information om våra kunder.

Handlingar

Identifieringen av ett bolag eller en sammanslutning baserar sig på ett uppdaterat utdrag ur myndighetsregister:

Aktiebolag, bostadsaktiebolag och fastighetsaktiebolag

  • Handelsregisterutdrag, bolagsordning

Förening

  • Föreningsregisterutdrag, föreningens stadgar

Stiftelse

  • Stiftelseregisterutdrag och stadgar

Övriga juridiska personer

  • Registerutdrag och stadgar av lämpliga register

Utländskt företag

  • Registreringshandling eller motsvarande officiellt intyg som översatts till finska, svenska eller engelska

Representanter

Banken är skyldig att kontrollera representantens rätt att företräda sammanslutningen. Den person som undertecknar uppgifter om kundkontroll ska ha rätten att företräda sammanslutningen. Banken kan av offentliga register kontrollera rätten att företräda sammanslutningen. Sammanslutningen kan också skicka banken annan dokumentation för att specificera personens representationsrätt, t.ex. i form av ett protokoll eller en fullmakt. Om personens representationsrätt baserar sig på ställningsfullmakt ska hen kunna ge banken ett pålitligt dokument för att bevisa sin ställning.

Dokument som godkänns för att verifiera identiteten av företagets eller sammanslutningens reprensentant:

Dokument beviljat av finsk myndighet

  • Pass
  • Identitetshandling utfärdad av polisen i Finland
  • Körkort* beviljat efter 1.10.1990.

Dokument beviljat av utländsk myndighet

  • Pass som beviljats i en stat inom det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Schweiz, San Marino eller i någon annan stat som särskilt fastställts i Aktias interna regler.
  • Identitetsbevis beviljat av en myndighet i en stat inom det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Schweiz eller San Marino.

*Ett finskt körkort som har kod 70 i punkten specialvillkor (utfärdats i stället för ett utländskt körkort) kan inte användas som identifieringshandling.

Sammanslutningens verkliga förmånstagare och ägarstruktur

Till bankens skyldigheter gällande kundkontroll hör att utreda sammanslutningens verkliga förmånstagare. Verkliga förmånstagare är privatpersoner som direkt eller indirekt äger minst 25 % av företaget eller har minst 25 % av rösterna i sammanslutningen. En verklig förmånstagare är även en person som i sammanslutningen använder självständig eller bestämmande beslutanderätt och som har rätt att avskeda majoriteten av medlemmarna i sammanslutningens styrelse eller motsvarande organ.

Om det i sammanslutningen inte finns någon verklig förmånstagare som grundar sig på rösträtt, ägarförhållande eller verklig bestämmanderätt fungerar sammanslutningens styrelse eller ansvariga bolagsmän som verkliga förmånstagare. T.ex. i föreningar eller stiftelser är styrelsemedlemmarna oftast de verkliga förmånstagarna.

Om ett företag tillhör en koncern bör banken, för att utreda de verkliga förmånstagarna, få en utredning av företagets ägarstruktur/koncernstruktur där strukturen av indirekta ägarförhållanden framgår.

Politiskt inflytelserik person (PEP)

Lagen förpliktar banken att utreda om kunden eller de verkliga förmånstagarna är politiskt inflytelserika personer i Finland eller utomlands, familjemedlemmar eller nära affärspartner till en politiskt inflytelserik person.

En politiskt utsatt person är en person som fungerar eller under det senaste året har fungerat t.ex. som statschef, minister, parlamentsledamot, ledamot i högre rättsorgan, ledamot i ett högre beslutande organ som granskar skötseln av finanserna i en stat, ledamot i direktionen för en centralbank, ambassadör eller diplomatiskt sändebud, officer som hör till generalitetet eller medlem i ledningen av ett statsägt företag. Som familjemedlemmar till en person i politiskt utsatt ställning betraktas föräldrar och makar samt barn och deras makar.

Skattskyldighet

Internationella avtal reglerar vilka uppgifter i anslutning till beskattningen som banker och andra finansinstitut ska samla in om sina kunder och rapportera till Skatteförvaltningen. Skatteförvaltningen rapporterar uppgifterna vidare till de stater med vilka Finland har överenskommelser.

Lagstiftningen om skatterapportering förpliktar oss att ställa frågor om företagets skattskyldighet utomlands (skattemässigt hemvistland) och ett eventuellt utländskt skattenummer, om landet är något annat än Finland. Om det är osäkert i vilka länder företaget är skattskyldigt ber vi kunden vända sig till skattemyndigheten. Vi får inte ge råd som gäller skattelagstiftningen eller t.ex. bestämning av beskattningslandet.

Företaget/sammanslutningen kan ha en eller flera verkliga förmånstagare som är skattskyldiga utomlands. Informationsskyldigheten gäller också de verkliga förmånstagarnas skattskyldighet utomlands (skattemässigt hemvistland) och skattenummer i varje land.

Skyldighet att informera Aktia

Bankverksamhet grundar sig på förtroende mellan banken och kunden. Banken upprätthåller identifieringsuppgifter gällande kundrelationer och därför ska centrala förändringar även meddelas till banken. Sådana är t.ex. förändringar i ägarstrukturen, kundstocken, verksamhetsländer osv. Likaså ska banken meddelas om det sker förändringar i ägarstrukturen i företaget som äger företaget.

Upplysningsskyldigheten avser även förändringar som gäller företagets/sammanslutningens och de verkliga förmånstagarnas skattemässiga hemvistland.

Om kunden inte svarar

Kundkännedom förutsätter att banken skaffar tillräcklig och ändamålsenlig information om kundens verksamhet, dess kvalitet och omfattning. Banken har enligt lagen rätt att vägra att öppna eller fortsätta en kundrelation om den inte får tillräckliga kontrolluppgifter om företaget/sammanslutningen. Alla handlingar och all information som lämnas till banken behandlas konfidentiellt och enligt banksekretess.

Mera information om bankernas skyldigheter får du på Finansbranschens centralförbunds och skatteverkets webbplatser.