Tämän oikeuden käyttämiseksi sinulla on olemassa kaksi vaihtoehtoa:

• Voit kirjautua verkkopankkiin ja täyttää siellä olevan tietosuojapyyntölomakkeen. Lomakkeen löydät Viestit ja Palvelut -välilehdeltä, otsikon Tietosuojapyyntö alta.
• Voit mennä konttoriimme, ja täyttää vastaavanlaisen lomakkeen siellä tai tulostaa ja esitäyttää lomakkeen jo kotona.

Huomaathan, että vaihtoehdon kaksi osalta toimihenkilömme on tunnistettava sinut. Tarvitset siis konttoriin mukaasi meidän hyväksymän tunnistusasiakirjan, kuten passin tai henkilökortin.

Vastaukset tietopyyntöihin tehdään pyynnön kanavasta riippuen seuraavanlaisesti:

• Pyyntö verkkopankissa: Vastaus toimitetaan verkkopankkiin
• Pyyntö konttorissa: Vastaus toimitetaan postitse kotiosoitteeseesi

Mikäli havaitset tiedoissasi epätarkkuutta tai virheellisiä tietoja, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme tai lähimpään konttoriimme. Tietosi korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

Sinulla on oikeus tietojen poistamiseen tietyissä tapauksissa, mutta lainsäädännöstä johtuen meillä on lakisääteinen velvoite säilyttää henkilötietojasi koko asiakassuhteen voimassaoloajan sekä vielä sen päättymisen jälkeen. Oikeutta omien tietojen poistamiseen ei ole, jos käsittely on tarpeen finanssiyrityksiin sovellettavaan lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jos toivot tietojesi poistamista, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme tai konttoriimme.

Sinulla on oikeus saada aktiivinen tietojesi käsittely rajoitetuksi tietyissä tilanteissa, esim. jos kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, on käsittelyä rajoitettava ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Jos toivot käsittelyn rajoittamista, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme tai konttoriimme.

Oikeutemme käsitellä tietoja perustuu useaan käsittelyperusteeseen. Tämä tarkoittaa, että sinulla on vain poikkeuksellisesti oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä. Mikäli esimerkiksi et halua saada suoramarkkinointia tuotteistamme ja palveluistamme, voit kieltää suoramarkkinoinnin lähettämisen verkkopankin kautta tai olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme tai konttoriimme.

Pyytääksesi tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen, sinun tulee kirjautua verkkopankkiin, josta löydät tietosuojapyyntölomakkeen. Lomakkeen löydät Viestit ja Palvelut -välilehdeltä, otsikon Tietosuojapyyntö alta. Täytettyäsi kyseisen lomakkeen käsittelemme pyyntösi ja toimitamme tietosi koneluettavassa muodossa verkkopankkiin.

Voit hallita suostumuksiasi verkkopankissasi tai vaihtoehtoisesti olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme tai konttoriimme.

Eväste on pieni teksti- tai numerotiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet eivät muuta tai vahingoita käyttäjän konetta mitenkään, eivät asenna ohjelmia käyttäjän koneelle eivätkä ole vaarallisia käyttäjän laitteelle muutenkaan.

Eväste ei kerro meille kuka vierailee sivullamme, ainoastaan selaimen. Käyttäessäsi useita selaimia voimme yhdistää selainten tiedot ja kohdentaa sinulle mainontaa selaimen aktiviteetin ja/tai selaustavan perusteella. Sinua ei kuitenkaan tunnisteta.

Mikäli tunnistaudut verkkopankkitunnuksilla, tunnistamme sinut ja voimme yhdistää selaimen aktiviteetin sinuun. Näin voimme näyttää sinulle mahdollisimman kiinnostavaa tietoa ja kohdennettua markkinointisisältöä. Tällöin voimme myös saada tietoa esimerkiksi markkinoinnin tehokkuudesta.

Evästeet ovat keskeinen osa käyttäjäkokemusta. Ne voivat olla välttämättömiä tiettyjen palveluiden toimivuudelle. Ne esimerkiksi mahdollistavat chat-viestien lähettäminen teknisesti ja helpottavat palveluiden käyttöä. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjän kielivalinta halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Evästeillä voimme myös seurata verkkosivujemme toimivuutta.

Kyllä voit. Evästeiden käyttöä voi kieltää joko kokonaan tai osittain, ja istunnon lopuksi evästeitä voi poistaa, jolloin selain unohtaa käyttäjän. Voit poistaa evästeet laitteelta palveluiden käytön jälkeen tai ennen käyttöä. Mikäli kytket evästeet pois päältä selaimessa, huomioithan sen, että jotkut palveluidemme osat eivät toimi kunnolla. Tällainen palvelu on esimerkiksi chatti. Myöskään verkkosivun toiminnot eivät toimi haluamallasi tavalla. Esimerkiksi kielivalinnat unohtuvat. Riippuen selaimestasi (Safari, Chrome, Firefox jne), on erilaisia tapoja hallinnoida evästeitä. Selainvalmistajan sivulta saat lisätietoja selaimesi konfiguraatioon. Emme kuitenkaan vastaa näiden sivujen sisällöstä.

Aktialla on pääasiassa käytössä kahdenlaisia evästeitä – istuntokohtaisia ja pysyviä. Istuntokohtaiset evästeet ovat ne, jotka ovat voimassa vain yhden asiointikerran ajan.

Pysyvät evästeet jäävät koneellesi myös kun olet lopettanut istuntosi, ellet poista niitä. Evästeen elinikä vaihtelee evästeittäin yksittäisestä istunnosta vuosiin. Sulkiessasi selaimen istuntokohtaiset evästeet poistuvat automaattisesti.

Evästeiden käyttötarkoituksia on myös erilaisia. Välttämättömät evästeet tukevat teknisiä toimintoja ja ovat välttämättömiä tietyille toiminnoille, esimerkiksi verkkopankille. Hallinnointi-, suorituskyky-, ja toimintaevästeitä käytetään analytiikkaan ja seuraamaan sivun käyttöä. Sivukokemusevästeet tallentavat esimerkiksi valitsemasi kielen. Lisäksi on markkinointiin käytettäviä evästeitä, joiden perusteella sinulle voidaan tarjota kohdennettua markkinointia Aktian ja kolmannen osapuolen palveluissa. Evästeiden avulla kohdennetulla markkinoinnilla tunnistamme sinua kiinnostavat tuotteet ja palvelut.

Keräämme sinusta ainoastaan tarpeellisia tietoja.

Esimerkiksi silloin, kun ostat meiltä palveluja, keräämme sinusta perustietoja, lainsäädäntövelvoitteiden edellyttämiä tietoja ja palvelun käyttöönottoon liittyviä tietoja. Keräämme tietoja myös, kun käytät palvelujamme tai asioit kanssamme vierailemalla konttorissamme, käyttämällä verkkopalveluitamme tai soittamalla asiakaspalveluun.

Voimme tallentaa vastaanotetut ja soitetut puhelut sekä verkkotapaamiset asiakaspalvelun ja turvallisuuden parantamiseksi, mutta myös täyttääksemme lakisääteiset velvoitteet. Tallenteita voidaan käyttää toimeksiantojen todentamiseksi. Tallenteita voidaan lisäksi hyödyntää asiakaspalvelun kehittämiseksi ja palveluiden parantamiseksi.

Keräämme tietoja havainnoimalla verkkokäyttäytymistä analytiikan avulla parantaaksemme verkkosivustotoimintojamme. Käytämme asiakastiloissamme tallentavaa kameravalvontajärjestelmää asiakkaiden, henkilöstön ja omaisuuden suojaamiseksi.

Käsittelemme asiakkaita koskevia tietoja asiakaspalvelua ja asiakassuhteen hoitamista varten, asiakasviestintään, asiakkaan tunnistamista ja yksilöintiä varten, asiakkaan kanssa solmittujen sopimusten noudattamisen varmistamiseksi, sekä riskienhallintaa ja toimivaltaisille viranomaisille tapahtuvaa raportointia varten.

Henkilötietojesi käyttö on myös tarpeellista, jotta voimme täyttää lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin perustuvat velvoitteemme, kuten tietoturvasta huolehtiminen, toiminnan monitorointi ja valvonta sekä väärinkäytösten ehkäisy, tutkiminen ja estäminen.

Käytämme henkilötietoja myös markkinointiin. Käsittelemme tietojasi tarjotaksemme sinulle tuotteita ja palveluja sekä näiden tuottamiseen ja kehittämiseen. Keräämiemme tietojen avulla opimme paremmin ymmärtämään asiakkaidemme tarpeita, ja voimme tarjota heille kiinnostavia tuotteita ja palveluita. Markkinointia voidaan myös kohdentaa käyttäytymisesi ja valintojesi perusteella. Käytämme tietoja myös palvelujen tuottamiseen ja kehittämiseen, kuten tuotevalikoiman parantamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn on perustuttava laissa mainittuun perusteeseen. Tietosuojalainsäädännössä tätä kutsutaan käsittelyperusteeksi. Käsittelyperusteita on useampia, ja kun käsittelemme henkilötietojasi, usea käsittelyperuste onkin monesti voimassa samaan aikaan. Alla kuvaamme ne käsittelyperusteet, joihin me nojaudumme, kun käsittelemme henkilötietojasi.
Kunkin käsittelyperusteen kohdalla henkilötietojen käsittelyä rajaa myös vaatimus tietojen tarpeellisuudesta, sekä muut lain asettamat vaatimukset.

Sopimus

Henkilötietoja käsitellään ensinnäkin sopimuksen perusteella. Tämä on keskeinen henkilötietojen käsittelyperuste, koska useimmat tuotteemme ja palvelumme edellyttävät sopimussuhdetta asiakkaaseen. Kun teet kanssamme sopimuksen esimerkiksi tilin avaamisesta, voimme käsitellä sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tilin avaamiseksi ja ylläpitämiseksi. Toisin sanoen, sopimus tuotteesta tai palvelusta antaa meille luvan käsitellä tuotteen tai palvelun tarjoamisen kannalta välttämättömiä tietoja.

Suostumus

Tietyissä tapauksissa henkilötietoja käsitellään asiakkaan tai palveluistamme kiinnostuneen henkilön nimenomaisen suostumuksen perusteella. Esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin vaaditaan pääsääntöisesti suostumus markkinoinnin kohteelta. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käyttämiseen tiettyyn nimenomaiseen käyttötarkoitukseen, emme voi käyttää tietoja muuhun, ellei tietoja koske myös toinen käsittelyperuste. Esimerkiksi puhelinnumeroa voidaan käyttää sekä tekstiviestimarkkinointiin, jolloin perusteena on suostumus, että palveluihimme liittyvään muuhun kommunikointiin, jolloin perusteena voi olla sopimus, oikeutettu etu tai lainmukainen velvoite (ks. alla).

Oikeutettu etu

Lain mukaan voimme käsitellä henkilötietoja niin kutsuttujen oikeutettujen etujemme toteuttamiseen. Meillä on esimerkiksi yleisellä tasolla oikeus käsitellä henkilötietoja asiakassuhteen perusteella, koska se on lain mukaan oikeutettu etumme. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että meillä on tietyissä tapauksissa oikeus käsitellä asiakkaidemme tietoja myös, kun se ei perustu suoraan sopimukseen (ks. yllä kohta sopimus). Käytämme tällä perusteella asiakkaidemme tietoja esimerkiksi suoramarkkinointiin. Meillä on myös oikeus käsitellä tietoja asiakassuhteen perusteella muihin toimintamme kannalta välttämättömiin tarkoituksiin, esimerkiksi asiakaspalveluun, asiakassuhteen hoitamiseen, viestintään sekä palvelujen tuottamiseen ja kehittämiseen. Tietoja käytetään lisäksi myös ratkaisujen löytämiseen ongelmatilanteissa.. Meillä on myös oikeutettu etu siirtää tietoja Aktia-konsernin sisällä lain sallimissa rajoissa, noudattaen finanssialan salassapitovelvoitteita.

Lainmukainen velvoite

Laki asettaa finanssialalla toimivalle yritykselle useita velvoitteita. Käsittelemme tietojasi näiden velvoitteiden täyttämiseksi. Tällaisia velvoitteita ovat esimerkiksi rahanpesun estäminen, väärinkäytösten selvittäminen ja viranomaisraportointi. Meillä on myös lakiin perustuva velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaamme. Asiakkaan tuntemisesta ja tunnistamisesta voit lukea lisää tältä sivulta: Asiakkaan tunteminen. Jos tietojasi on kerätty ainoastaan lainmukaisen velvoitteen täyttämiseksi, emme käytä kyseisiä tietoja muihin tarkoituksiin. On kuitenkin hyvä muistaa, että usein samoja tietoja kerätään useaan eri tarkoitukseen.

Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne toimihenkilöt, joiden työtehtäviin käsittely liittyy. Tietoja käsittelevät myös palveluntarjoajamme, kuten erilaiset IT-palvelujen toimittajat. Lisäksi esimerkiksi maksukorttien tilauksen yhteydessä meidän tulee antaa tarpeelliset henkilötiedot kortin toimittajalle, jotta tilaus voidaan toimittaa. Vaadimme näiltä palveluntoimittajilta luottamuksellisuutta ja henkilötietolainsäädännön noudattamista. Emme salli kolmansien osapuolten myydä tai käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Koulutamme säännöllisesti henkilökuntaamme, jotta he ymmärtävät henkilötietojen luottamuksellisuuden ja asiakkaan yksityisyyden suojan merkityksen. Meillä on periaatteet siitä, miten henkilökunta saa käsitellä henkilötietoja. Tietoihin pääsy on suojattu teknisesti ja fyysisesti käyttövaltuushallinnan ja kulunvalvonnan menetelmin.

Noudatamme usean eri viranomaisen finanssialalle asettamia korkeita vaatimuksia. Tietoturvallisuusvaatimusten täyttämiseksi käytämme yleisiä tietoturvallisuusstandardeja, joilla estämme pääsyn asiakkaiden tietoihin henkilöiltä joilla ei ole tietoihin oikeutta. Näitä menetelmiä ovat mm. järjestelmien pääsynvalvonta, palomuurit, verkkoturvallisuus, salaustekniikat, paloturvakaapit sekä tarpeettomien tietojen ja asiakirjojen hävittäminen turvallisesti.

Käytämme palveluidemme tuottamiseen palveluntarjoajia ja muita kolmansia osapuolia. Edellytämme kaikilta palveluntarjoajilta ja kolmansilta osapuolilta tietosuojalainsäädännön noudattamista. Ilmoitamme henkilötietojen tietoturvaloukkauksista sääntelyn edellyttämällä tavalla. Lisätietoja tietoturvasta löydät verkkosivuillamme: Turvallinen asiointi

Luovutamme henkilötietoja ainoastaan finanssialan salassapitosääntelyn puitteissa tiedonsaantiin oikeutetuille tai suostumuksellasi. Tietoja voidaan siten luovuttaa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä asiakaspalvelua, asiakassuhteen hoitamista, markkinointia ja riskienhallintaa varten edellyttäen, että vastaanottajaa koskee samaa salassapitovelvollisuutta kuin luovuttajaa.

Luovutamme myös tietoja viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja esimerkiksi täyttääksemme raportointivelvoitteemme tai vastataksemme asiakaskohtaisiin kyselyihin. Näitä tietoja Suomen viranomaiset voivat antaa muiden maiden viranomaisille, esimerkiksi veroviranomaisille, kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaan. Voimme lisäksi luovuttaa tietoja rahoitus- ja vakuutusalan yhteistyökumppaneille, heidän asiakaspalvelussaan käytettäväksi.

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin on tarpeellista, ottaen huomioon sopimuksesi kanssamme, lakiin perustuvat velvoitteemme sekä mahdolliset reklamaatioprosessit. Tietojasi säilytetään vähintään asiakassuhteen ajan. Useimmiten meillä on velvollisuus säilyttää tietojasi myös asiakassuhteen jälkeen. Meillä on esimerkiksi velvollisuus säilyttää kirjanpitolain vaatimat tiedot 10 vuotta ja asiakkaan tunnistamistiedot viisi vuotta.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka avulla voi tunnistaa selaimen. Evästeet ovat välttämättömiä osia verkkosivujen käytössä. Käyttäessäsi verkkosivujamme hyväksyt evästeiden käytön ja sen, että evästeitä tallennetaan käyttämällesi laitteelle.

Evästeillä voi tilastoida miten verkkosivuja käytetään ja miten niissä liikutaan. Evästeet parantavat ja mahdollistavat teknisesti verkkosivujen käytön, helpottavat kävijöiden kirjautumista verkkopankkiin ja mahdollistavat yhdistelmätietojen laatimisen kävijöistämme. Voit poistaa evästeet laitteeltasi palveluiden käytön jälkeen. Mikäli kuitenkin kytket evästeet pois päältä selaimessa, on mahdollista, että jotkut palveluidemme osat eivät toimi kunnolla, kuten chatti.

Käytämme evästeitä verkkosivujemme havainnointiin ja seurantaan, kehittämiseen, parantamiseen ja markkinointiin. Havainnointitiedot, joita käytämme voivat olla yhdistettävissä henkilöön.

Riippumatta siitä, mitä teknistä havainnointi- tai seurantamenetelmää käytämme, noudatamme samoja sääntöjä luottamuksen ja yksityisyyden suojan osalta kuin käydessäsi konttorissamme tai asioidessasi muuten kanssamme henkilökohtaisesti.

Tietosuojaselosteista löydät yhtiökohtaiset tiedot siitä, miten henkilötietoja käsitellään. Näissä selosteissa lain edellyttämät rekisteröidylle toimitettavat tiedot on esitetty esimerkinomaisissa luetteloissa. Tiedot on pyritty esittämään tiiviisti, ymmärrettävästi ja yksinkertaisella kielellä. Pyydämme sinua huomioimaan, että tietosuojaselosteiden sisältö voi muuttua lainsäädännön, oikeuskäytännön tai käytäntömme muuttuessa.

• Tietosuojaseloste, Aktia Pankki Oyj
• Tietosuojaseloste, Aktia Rahastoyhtiö Oy
• Tietosuojaseloste, Aktia Henkivakuutus Oy
• Tietosuojaseloste, Työnhakijoiden rekisteri

Aktia Varainhoidon tietosuojaselosteet:

• Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
• Markkinointirekisterin tietosuojaseloste
• Verkkopalveluiden tietosuojamenettelyt

Vastaamme mielellämme kysymyksiin, jotka koskevat Aktian asiakkaan yksityisyyden suojaa.

Aktia Pankki Oyj | Arkadiankatu 4-6, 00100 HELSINKI | Asiakaspalvelu (ark. 8-20) 010 247 010

Konsernin tietosuojavastaava: [email protected]