Vad bör företagen tänka på under sommaren?
Sommaren och semestersäsongen kan avvika från det normala arbetet samt medföra ändringar och nya rutiner för företagen. Hur kan företaget skydda sig mot bedrägerier under semestersäsongen? Varför lönar det sig ge sommararbetare en grundlig introduktion i arbetet? Kan man beställa saldointyg på förhand? Läs de bästa sommartipsen för företag.
1. Var uppmärksam på bedrägeriförsök
De vanligaste bedrägerierna mot företag är bedrägerier som berör betalningsrörelser, där en medarbetare som styr penningtrafiken uppmanas att betala räkningar eller överföra pengar. Ofta talar man om vd-bedrägeri, där en begäran om en brådskande betalning skickas i företagets verkställande direktörs eller i någon annan ledande persons namn.
Meddelandena ser ofta äkta ut men de innehåller en begäran om att betala för en produkt eller tjänst som företaget inte har beställt. Bedrägeriförsök kan komma via e-post, telefon eller som traditionell pappersfaktura. De har ofta drag som är typiska för nätfiskemeddelanden, till exempel att skapa en känsla av brådska och att vädja till känslor.
Utöver faktureringsbedrägerier förekommer det på sommaren också mer traditionellt nätfiske med avsikt att få tillgång till medarbetarnas Office 365-inloggningsuppgifter. Med inloggningsuppgifterna kommer bedragarna in på företagets system och kan till exempel ändra kontonumren på fakturor till sina egna. Meddela banken så snabbt som möjligt om ditt företag råkar ut för ett nätbedrägeriförsök. I en nätbedrägerisituation lönar det sig alltid att kontakta polisen och göra en anmälan till Cybersäkerhetscentret.
2. Se till att vikarier och sommarjobbare får en noggrann introduktion i arbetet
Det är viktig både för medarbetarna och för arbetsgivaren att medarbetarna sätts in i arbetet ordentligt. Då kan medarbetarna sköta sina uppgifter smidigt också när de ordinarie arbetstagarna är på semester. När alla känner till husets vanor och processer inträffar det färre fel och riskerna minskar betydligt.Särskilt för att undvika faktureringsbedrägerier är det viktigt att vikarierna är tillräcklig insatta i hur de ska godkänna betalningar. Därför är det avgörande att sommarjobarnsa lär sig säkra tillvägagångssätt. Det är till exempel mer sannolikt att upptäcka bedrägeriförsök om man tillämpar principen om dubbelt godkännande, vilket gör att man kan reagera i tid. Även systemen och rättigheterna i anslutning till dem ska alltid hållas uppdaterade.
3. Beställ saldointyg i tid
Du vet väl att du kan beställa saldointyg på förhand? Om du behöver ett intyg till exempel från och med slutet av månaden, kan du beställa intyget redan i början av månaden eller tidigare. Man behöver alltså inte vänta tills den önskade rapporteringstidpunkten har gått ut för att beställa ett saldointyg.
Du kan beställa ett eller flera saldointyg över företagets eller föreningens ansvar och säkerheter elektroniskt via Aktias webbplats på Din företagskundrelation (länk: aktia.fi – Företagskunder – Din företagskundrelation – Kundrelation – Saldointyg)
Intyget innehåller uppgifter om företagets/föreningens gällande avtal, placeringar, ansvar och säkerheter för den dag du valt.
Vi skickar intyget till den adress som vi har i våra uppgifter. Om företagets adressuppgifter har ändrats, vänligen gör en anmälan om adressändringen. Du gör ändringen smidigt på webbplatsen med blanketten Uppdatering av kontaktuppgifter på sidan Din företagskundrelation.
Om du vill beställa intyget till en annan adress:
• Företagets representant beställer intyget med ett nätbanksmeddelande genom att uppge företagets uppgifter, den dag som ska rapporteras samt mottagarens namn och adressuppgifter.
• En bokförare eller bokföringsbyrå beställer intyget med ett nätbanksmeddelande genom att uppge företagets uppgifter, den dag som ska rapporteras samt mottagarens namn och adressuppgifter och bifogar en fullmakt.